Para Comenzar hablar sobre Nuestro tema principal le daremos una breve introducción sobre los sistemas de información y luego hablaremos sobre el tema principal y cada semana le publicaremos información sobre el tema.

Sistema de información

Para comprender mejor el concepto de sistemas de información y su papel dentro de cualquier organización es necesario tener en cuenta el concepto de sistema por separado.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: entrada, procesamiento, salida.

Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas en el entorno.

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:

"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los mediospara generar la información"

Para Bocehino (1987), un S.I.A es:

"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

 Características

1.    Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2.    Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3.    Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

4.    Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

5.    Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

6.    Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

7.    Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.