Introducion a los Sistemas de información.

Sistema de Información estratégico

Los Sistema de Información estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus rivales

Los sistemas de información estratégicos (SIS), consistentes en el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización a su plan para mantener e incrementar la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales.

Existen cinco fuerzas fundamentales en la estructura competitiva de una organización:

·  La entrada de nuevos competidores al mercado.

·  Los clientes.

·  Los productos sustitutos.

·  Los proveedores.  

·  La intensidad de la  rivalidad.

Los SIS aportan beneficios incrementado al volumen de ventas, mejorando el servicio al cliente, incrementando la productividad, reduciendo los costos y mejorando la eficiencia en el manejo de los recursos económicos de la empresa.

Su objetivo primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:

Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratégica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Clasificación

Debido a que las personas los buscan como una manera para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva, se les clasifica en Sistemas Competitivos, Cooperativos y Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, los cuales nos permiten tener:

• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio.

• Sistemas de soporte para la toma de decisiones.

• Sistema de soporte para las decisiones en grupo.

• Sistemas de información ejecutiva.

Ventajas Competitivas.

La ventaja competitiva de una empresa se entiende como aquella característica de una empresa que la diferencia del resto de competidores colocándola en una posición relativa superior para competir.

Bueno y Morcillo (1994) la definen como: ?el dominio y control por parte de una empresa de una característica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posición de superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo así se lograrán los resultados para la organización.

SIE

Son el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar  o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales.

Los SIE cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la institución así como a los productos, servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Tales cambios con frecuencia requieren de nuevos administradores, una nueva mano de obra y una relación más estrecha con los clientes y proveedores.

Así, un SIE permitiría a una organización obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de la economía. La empresa se beneficiaría de una reducción de costos en la fabricación del producto, reducción del costo de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, mejor coordinación entre los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y clientes, rápida adaptación a las necesidades del consumidor, disminución del tiempo de entrega del producto, etc. De este modo se reforzaría la posible estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciación del producto y concentración.

Los SIE pueden ser usados por todos los niveles de la institución, son de mayor alcance y están más arraigados que los otros tipos de sistemas.

A continuación se presenta el modelo de las fuerzas competitivas de Porter (1982)

 Aplicaciones específicas de la tecnología de información,

Estas han decidido invertir cantidades considerables de recursos económicos, en muchos de los casos para tener estimaciones numéricas precisas desde el punto de vista del rendimiento económico en la evaluación de proyectos.

Sistema de código de barras y punto de venta.

Un sistema de control  total de inventarios es el objetivo que podría dirigir a un gran número de comerciantes y empresarios a desarrollar  facilidades computarizadas en base en el código universal del producto o un sistema de reconocimiento óptico de caracteres.

Ventajas.

Aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora de control de inventarios

Reducción del personal operativo en las cajas

Mejora en el proceso de compras de mercancías y un mejor servicio a los clientes debido a la reducción de tiempo en las cajas.

Áreas estratégicas de oportunidad.

· Incremento de las ventas

· Incremento de la productividad y reducción de costos

· Mejora del servicio a clientes

· Mejora del manejo y administración de recursos económicos.

· Transferencias electronicas de fondo

Algunos comerciantes están instalando tecnología de informática para hacer transferencias electrónicas de fondo. Acreditando a tiempo real el importe de la compra a las cuentas del establecimiento y cargando dicho valor a la cuenta bancaria del cliente.

Ventajas

§ Ahorra tiempo y facilita las compras

§ Representa un método rápido y seguro de vender.

Sistemas de intercambio electronico de datos

Este concepto constituye una de las aplicaciones más importantes de las comunicaciones de datos para lograr ventajas competitivas. Varias compañías se encuentran en el proceso de adecuar su infraestructura de comunicaciones de datos con el objetivo de incorporar este servicio.

Ventajas:

Ø Mejora la información.

Ø Fortalecimiento de las relaciones y la comunicación cliente-proveedor.

Ø Margen mayor de utilidades.

Ø Incremento en la eficiencia del servicio.

Otras aplicaciones específicas no menos importantes.

v Tarjetas electrónicas para clientes.

v Compras electrónicas.

v Inventarios compartidos.

v Nuevas estrategias de venta.

v Comunicación electrónica con el proveedor.

v Facturación de nuevos servicios.

v Productividad en los procesos de manufactura.

v Servicios bancarios y financieros al público.

v Interfaces de voz como apoyo en el proceso de ventas.

v Control automático de procesos industriales.

Impulsos  estratégicos

Wiseman utiliza el término impulso estratégico para connotar los movimientos que hace una empresa con el fin de ganar o mantener algún tipo de ventaja competitiva.

Se tienen  5 categorías:

a) Diferenciación

b) Costo

c) Crecimiento

d) Alianzas

e) Innovación

Ejemplos de tecnologías que apoyan a los Sistemas de Información Estratégicos

CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía Computacional). Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de Netware.

Correo electrónico: La tendencia de en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la mayor manera posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como correo electrónico(e-mail).

Fax electrónico: Enviar faxes consume muchas horas hombre, en la mayoría de los aparatos la alimentación del papel es manual, es común que se requiera  marcar varias veces para enviar el fax. Estas desventajas se pueden evitar o disminuir mediante el uso de faxes electrónicos, ya que usted sólo requiere  indicar a la computadora que, en lugar de imprimir ”X” documento, lo envíe por fax al número deseado.

Vídeo texto: Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre canales de televisión. Este tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales en una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios, etcétera, sin necesidad de trasladarse.

Consultas de bases de datos: En los últimos años han sido lanzados una serie de herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en la toma de decisiones. Muchos de estos caen bajo el nombre de DataWarehousing. Este concepto implica la creación de base de datos que son en realidad bases de metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del DataWarehousing es resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener información valiosa que ayude en la toma de decisiones.

Videoconferencia: Con las videoconferencias entre computadoras las distancias físicas desaparecen. En lugar de un sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los practicantes emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.

Multimedia. Es la acción de transferir información entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video.

EDI. El Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange,EDI) es el intercambio electrónico de información entre dos negocios interesados en un formato predeterminado  y específico, donde el intercambio será la transacción de unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de documentos de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.

Redes de valor agregado: Es aquella que presta servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos, almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etc.

Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en computadoras que proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecución de un mismo trabajo u objetivo, dándoles una interfase a un entorno compartido.

Fases para ubicar a una empresa dentro de un contexto de automatización de oficinas

Fase tradicional o de inicio: Constituye el inicio y se caracteriza porque existe  poco interés por parte de usuario, quien no percibe a la automatización de oficinas como un beneficio para su productividad.

Fase tradicional o de expansión: Representa el crecimiento. La tecnología que se utiliza es simple, se generan actividades fragmentadas por departamento, no hay integración de aplicaciones y comienzan las necesidades de capacitación.

Fase de integración y madurez: En este momento la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones de la organización permite la integración de aplicaciones para una verdadera comunicación global; además, se puede introducir tecnología más compleja orientada a apoyar el proceso de toma de decisiones.