Introducion a los Sistemas de información.

Sistema de Información estratégico

Los Sistema de Información estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus rivales

Los sistemas de información estratégicos (SIS), consistentes en el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización a su plan para mantener e incrementar la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales.

Existen cinco fuerzas fundamentales en la estructura competitiva de una organización:

·  La entrada de nuevos competidores al mercado.

·  Los clientes.

·  Los productos sustitutos.

·  Los proveedores.  

·  La intensidad de la  rivalidad.

Los SIS aportan beneficios incrementado al volumen de ventas, mejorando el servicio al cliente, incrementando la productividad, reduciendo los costos y mejorando la eficiencia en el manejo de los recursos económicos de la empresa.

Su objetivo primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:

Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratégica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Clasificación

Debido a que las personas los buscan como una manera para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva, se les clasifica en Sistemas Competitivos, Cooperativos y Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, los cuales nos permiten tener:

• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio.

• Sistemas de soporte para la toma de decisiones.

• Sistema de soporte para las decisiones en grupo.

• Sistemas de información ejecutiva.

Ventajas Competitivas.

La ventaja competitiva de una empresa se entiende como aquella característica de una empresa que la diferencia del resto de competidores colocándola en una posición relativa superior para competir.

Bueno y Morcillo (1994) la definen como: ?el dominio y control por parte de una empresa de una característica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posición de superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo así se lograrán los resultados para la organización.

SIE

Son el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar  o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales.

Los SIE cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la institución así como a los productos, servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Tales cambios con frecuencia requieren de nuevos administradores, una nueva mano de obra y una relación más estrecha con los clientes y proveedores.

Así, un SIE permitiría a una organización obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de la economía. La empresa se beneficiaría de una reducción de costos en la fabricación del producto, reducción del costo de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, mejor coordinación entre los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y clientes, rápida adaptación a las necesidades del consumidor, disminución del tiempo de entrega del producto, etc. De este modo se reforzaría la posible estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciación del producto y concentración.

Los SIE pueden ser usados por todos los niveles de la institución, son de mayor alcance y están más arraigados que los otros tipos de sistemas.

A continuación se presenta el modelo de las fuerzas competitivas de Porter (1982)

 Aplicaciones específicas de la tecnología de información,

Estas han decidido invertir cantidades considerables de recursos económicos, en muchos de los casos para tener estimaciones numéricas precisas desde el punto de vista del rendimiento económico en la evaluación de proyectos.

Sistema de código de barras y punto de venta.

Un sistema de control  total de inventarios es el objetivo que podría dirigir a un gran número de comerciantes y empresarios a desarrollar  facilidades computarizadas en base en el código universal del producto o un sistema de reconocimiento óptico de caracteres.

Ventajas.

Aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora de control de inventarios

Reducción del personal operativo en las cajas

Mejora en el proceso de compras de mercancías y un mejor servicio a los clientes debido a la reducción de tiempo en las cajas.

Áreas estratégicas de oportunidad.

· Incremento de las ventas

· Incremento de la productividad y reducción de costos

· Mejora del servicio a clientes

· Mejora del manejo y administración de recursos económicos.

· Transferencias electronicas de fondo

Algunos comerciantes están instalando tecnología de informática para hacer transferencias electrónicas de fondo. Acreditando a tiempo real el importe de la compra a las cuentas del establecimiento y cargando dicho valor a la cuenta bancaria del cliente.

Ventajas

§ Ahorra tiempo y facilita las compras

§ Representa un método rápido y seguro de vender.

Sistemas de intercambio electronico de datos

Este concepto constituye una de las aplicaciones más importantes de las comunicaciones de datos para lograr ventajas competitivas. Varias compañías se encuentran en el proceso de adecuar su infraestructura de comunicaciones de datos con el objetivo de incorporar este servicio.

Ventajas:

Ø Mejora la información.

Ø Fortalecimiento de las relaciones y la comunicación cliente-proveedor.

Ø Margen mayor de utilidades.

Ø Incremento en la eficiencia del servicio.

Otras aplicaciones específicas no menos importantes.

v Tarjetas electrónicas para clientes.

v Compras electrónicas.

v Inventarios compartidos.

v Nuevas estrategias de venta.

v Comunicación electrónica con el proveedor.

v Facturación de nuevos servicios.

v Productividad en los procesos de manufactura.

v Servicios bancarios y financieros al público.

v Interfaces de voz como apoyo en el proceso de ventas.

v Control automático de procesos industriales.

Impulsos  estratégicos

Wiseman utiliza el término impulso estratégico para connotar los movimientos que hace una empresa con el fin de ganar o mantener algún tipo de ventaja competitiva.

Se tienen  5 categorías:

a) Diferenciación

b) Costo

c) Crecimiento

d) Alianzas

e) Innovación

Ejemplos de tecnologías que apoyan a los Sistemas de Información Estratégicos

CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía Computacional). Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de Netware.

Correo electrónico: La tendencia de en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la mayor manera posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como correo electrónico(e-mail).

Fax electrónico: Enviar faxes consume muchas horas hombre, en la mayoría de los aparatos la alimentación del papel es manual, es común que se requiera  marcar varias veces para enviar el fax. Estas desventajas se pueden evitar o disminuir mediante el uso de faxes electrónicos, ya que usted sólo requiere  indicar a la computadora que, en lugar de imprimir ”X” documento, lo envíe por fax al número deseado.

Vídeo texto: Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre canales de televisión. Este tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales en una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios, etcétera, sin necesidad de trasladarse.

Consultas de bases de datos: En los últimos años han sido lanzados una serie de herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en la toma de decisiones. Muchos de estos caen bajo el nombre de DataWarehousing. Este concepto implica la creación de base de datos que son en realidad bases de metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del DataWarehousing es resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener información valiosa que ayude en la toma de decisiones.

Videoconferencia: Con las videoconferencias entre computadoras las distancias físicas desaparecen. En lugar de un sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los practicantes emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.

Multimedia. Es la acción de transferir información entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video.

EDI. El Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange,EDI) es el intercambio electrónico de información entre dos negocios interesados en un formato predeterminado  y específico, donde el intercambio será la transacción de unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de documentos de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.

Redes de valor agregado: Es aquella que presta servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos, almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etc.

Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en computadoras que proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecución de un mismo trabajo u objetivo, dándoles una interfase a un entorno compartido.

Fases para ubicar a una empresa dentro de un contexto de automatización de oficinas

Fase tradicional o de inicio: Constituye el inicio y se caracteriza porque existe  poco interés por parte de usuario, quien no percibe a la automatización de oficinas como un beneficio para su productividad.

Fase tradicional o de expansión: Representa el crecimiento. La tecnología que se utiliza es simple, se generan actividades fragmentadas por departamento, no hay integración de aplicaciones y comienzan las necesidades de capacitación.

Fase de integración y madurez: En este momento la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones de la organización permite la integración de aplicaciones para una verdadera comunicación global; además, se puede introducir tecnología más compleja orientada a apoyar el proceso de toma de decisiones.

1.4.     Papel de los sistemas de información en la organización

     En la figura de abajo se ilustra la nueva relación entre las instituciones y los sistemas de información. Existe una interdependencia creciente en la estrategia de negocies, las reglas y los procedimientos por una parte y el software de los sistemas de información, el hardware, los datos y las telecomunicaciones por el otro. Un cambio en cualquiera de estos componentes a menudo implica cambios en los demás. Esta relación se vuelve crítica cuando la administración planea para el futuro. Lo que una empresa desea hacer dentro de 5 años depende a menudo de lo que los sistemas serán capaces de hacer.

Papel de los sistemas de información en la organización

     Un segundo cambio en la relación entre los sistemas de información y las instituciones se deriva de la complejidad creciente y la visión de los proyectos de sistemas y sus aplicaciones. El construir sistemas en la actualidad involucra a una parte mucho mayor de la institución que anteriormente. Mientras que los sistemas primitivos producían en general cambios técnicos que afectaban a pocas personas, los sistemas de hoy en día traen consigo cambios administrativos y cambios institucionales "en el corazón mismo".

     En los años 50'S, un sistema computarizado de nómina involucraba a los empleados de la tesorería, a unos cuantos programadores de tiempo parcial, un solo programa, una sola máquina y unos cuantos empleados. El cambio de un sistema manual a uno computarizado fue en gran medida técnico. En contraste, el sistema integrado presente involucra a las principales divisiones de la corporación, al departamento de recursos humanos, docenas de programadores de tiempo completo, un número importante de consultores externos, diversas maquinas y probablemente cientos de usuarios finales dentro de la institución, que emplean los datos de la nómina para calcular" prestaciones y planes de pensiones y para un cúmulo de otras consultas. La información, en vez de localizarse y ser controlada por la tesorería, se encuentra disponible para cientos de empleados vía computadoras. Este sistema actual abarca los cambios administrativos al igual que los institucionales.

1.2 tipos de sistemas de información

     Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Sistemas Transaccionales.

Sus principales características son:

· A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

· Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

· Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

· Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

· Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

Las principales características de estos son:

· Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

· La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

· No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

· Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

· Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

· Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros.

 Sistemas Estratégicos.

Sus principales características son:

· Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

· Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

· Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

· Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

· Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. 

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

· Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermicos a cnualquier ifluencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

· Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). 

Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

1.1.     Por qué los sistemas de información en la empresa

     Se utilizan los Sistemas de Información ya que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Y cumplen tres objetivos básicos dentro de las empresas:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Sistemas estratégicos de información

     En el mercado existen infinidad de sistemas que se adecúan a las características de nuestra empresa, de los cuales podemos beneficiarnos grandemente y hacer evolucionar el negocio que está en nuestras manos. Pero muchas veces, si queremos diferenciarnos de la competencia, debemos hacer cosas diferentes que la competencia.

     Dependiendo del nivel en el que se encuentre nuestra empresa son las decisiones que debemos tomar para su crecimiento. Si vamos iniciando, es muy bueno utilizar sistemas y herramientas tecnológicas generales que fácilmente son encontradas en línea o por parte del algún proveedor de confianza. Pero existe un momento en donde precisamos diferenciarnos, y optar por sistemas que nos permitan ofrecerle algo incomparable a los clientes es lo necesario para hacerlo.

     Se le llaman Sistemas Estratégicos a los sistemas que no tienen que ver con la toma de decisiones o con la automatización de procesos, sino que se enfocan a nuevas funciones empresariales.

   La función de los sistemas estratégicos de información es lograr ventajas que los competidores no posean, como beneficios en el precio o servicios diferenciados con clientes y proveedores.

     Un ejemplo muy conocido es el establecimiento de cajeros automáticos. Cuando inició su aparición, los bancos que querían mantenerse vivos debían aplicar dicho sistema, y aquellos que quisiera iniciar labores, necesitaban tener estos cajeros como sus servicios tradicionales.

     En su concepto se apoya completamente la innovación de productos y procesos dentro de la empresa al buscar ventajas competitivas en el mercado donde se desarrollan. Existen acciones humanamente realizables para lograr esta diferenciación, pero si queremos aportarlo a una gran audiencia, lo mejor será optar por iniciativas estribadas por sistemas estratégicos.

     Los sistemas MRP, dependiendo con su uso final, pueden estar dentro de esta categoría. Por ejemplo, puede estar enfocado a minimizar sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione datos, como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. Siempre y cuando tenga un efecto primario en los consumidores.

     Valernos de las posibilidades que nos ofrecen los sistemas de información para el mejoramiento de nuestra empresa nos da la seguridad de ir por buen camino, al estar recorriendo una senda con fundamentos, y sobre todo, en creciente evolución.

El reto de los sistemas de información:

Los principales retos de los sistemas de información son:

· El reto estratégico de los negocios

Todo debe de estar en continua mejora las empresas que no rediseñan sus productos o que no rediseñan a la organización en si misma, cometen el peor de los errores y esto los lleva a cavar su propia tumba, la institución deja de ser productiva y pierde mercado.

· El reto de la globalización

Debido a la globalización de la economía se requiere de comercio internacional, de romper barreras de lenguaje para llegar a un mayor numero de consumidores potenciales, la empresa que no cuente con un sistema de información preciso para que pueda ver las tendencias de los mercados internacionales y aprovechar las oportunidades de negocios, esta muerta.

· El reto de la arquitectura de la información

La organización como tal debe de tener una filosofía común y no debe de estar separada en islas incomunicadas, es decir debe de haber un objetivo común una mentalidad que todos y cada uno de los empleados de la misma se identifique.

· El reto de la inversión en los sistemas de información

La pregunta principal que nos planteamos es ¿será redituable la inversión que hagamos en la mejora de nuestro equipo de computo, de telecomunicaciones? ¿nos generará una mayor ganancia?

· El reto de la responsabilidad y el control.

En los sistemas de información están involucrados personas, estas personas podrían hacer un mal uso de los sistemas de información, por lo tanto debemos de planear una estrategia para hacer confiables a estas personas, ya sea haciendo más robustos nuestros sistemas de seguridad, estar monitoreando a los empleados o tenerles una confianza enorme y pensar que nunca serían capaces de hacer un daño a su propia institución, ¿como actuar? Depende de usted mismo.

Para Comenzar hablar sobre Nuestro tema principal le daremos una breve introducción sobre los sistemas de información y luego hablaremos sobre el tema principal y cada semana le publicaremos información sobre el tema.

Sistema de información

Para comprender mejor el concepto de sistemas de información y su papel dentro de cualquier organización es necesario tener en cuenta el concepto de sistema por separado.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: entrada, procesamiento, salida.

Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas en el entorno.

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:

"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los mediospara generar la información"

Para Bocehino (1987), un S.I.A es:

"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

 Características

1.    Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2.    Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3.    Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

4.    Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

5.    Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

6.    Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

7.    Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.