Comienzo el tema numero 2 Sistemas
estratégicos de información
2.1
La información como recurso estratégico Información:
es
un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas. En sentido
general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se
perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el
conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar
las acciones cotidianas que aseguran la existencia. La sabiduría consiste en
determinar correctamente cuándo, cómo, dónde y con qué objetivo emplear el
conocimiento adquirido también indica mediante codigos y conjuntos de datos,
los modelos del pensamiento humano; por lo tanto se procesa la información y se
genera el conocimiento con que nosotros los humanos damos a conocer.
La información cumple con el
objetivo de que la persona aumente su conocimiento en cualquiera manera que se
lo proponga, proporciona conocimientos para la toma de decisiones para el
desarrollo de soluciones y posteriormente a la buena eleccion, debido al
conocimiento que se ha proporcionado
Propiedades
de la informacion:
Intelectual
en su esencia, es decir, la información:
Crea
y recrea el mundo de las ideas, a través del tiempo y del espacio; transmite
esas ideas a nuestra mente y construye, así, poco a poco, el “contenido” de
nuestro intelecto: el conocimiento.
Novedosa:
Deberá
transmitir algo nuevo, algo no conocido hasta entonces; no será información si
la idea ya es conocida por el investigador.
Facilita
la actividad humana:
Disminuye
la incertidumbre, al proporcionar nuevos conocimientos; facilita, por tanto, la
toma de decisiones.
Social.
Es información en sentido estricto:
sólo
cuando se la recibe de otros; no, la obtenida por nosotros mismos.
Plural,
en cuanto:
Engloba
los diferentes puntos de vista, ideas o datos sobre el tema investigado y no se
limita a una única vía.
Constituye
un sistema, porque implica:
Un
conjunto de elementos que interactúan entre ellos, en busca de un objetivo
común.
Los cambios profundos que se
vienen manifestando desde hace algunos años en el ámbito mundial han generado
transformaciones radicales en las sociedades. La presencia de estos ha traído
como consecuencia cambios igualmente significativos en las organizaciones, las
cuales han debido modificar o readecuar sus propias modalidades de gestión. En
este contexto la información se ha transformado en un recurso cada vez más indispensable
para el éxito de cualquier organización y ha sido además el recurso para el desarrollo
de las naciones y de su integración regional y mundial.
Otras
propiedades de la información:
La información es una
propiedad y no una sustancia; La teoría de sistemas puede ayudar a comprender
mejor los sistemas de información documentales; y el lenguaje natural es el
mejor instrumento para representar el conocimiento y la información, incluso la
información no verbal, como por ejemplo, las imágenes.
Importancia
de la informacion como recurso estratégico
El éxito de una empresa no
depende sólo de cómo maneje sus recursos materiales (trabajo, capital, energía,
etc.).
Depende también de cómo
aproveche sus activos intangibles (know-how, conocimiento del mercado, imagen
de marca, fidelidad de los clientes, etc.). El correcto desarrollo de estos
últimos depende de que exista un adecuado flujo de información entre la empresa
y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa, por
otro. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de
la información del entorno La importancia de la Información para las
organizaciones, puede ser vista desde los siguientes puntos de vista básicos:
1. Que
cumplan con su función primordial, es decir, la de aumentar el conocimiento del
usuario o en reducir sus incertidumbres. En este sentido el valor de la
Información esta relacionado en la forma en que ayude a los individuos dentro
de la organización para que tomen las decisiones que lo conduzcan a lograr los
objetivos y metas propuestas. Sin embargo se podrá clasificar el valor de la
Información de acuerdo a:
a. Valor Administrativo:
Cuando la información permite a la Gerencia tomar decisiones efectivas.
b. Valor Operacional: Cuando
la información apoya o documenta las actividades de rutina o repetitivas de la
Organización. Ejm. Los manuales.
c. Valor Documental: Cuando
sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la Empresa. Ejm.: La
información suministrada por la factura de compra y venta.
d. Valor Histórico: Cuando
la información nos documenta sobre los hechos pasados o nos provee de elementos
para estimar comportamientos futuros. Ejm.: El comportamiento de las ventas del
año 97 nos permite realizar las proyecciones para el año 1998.
2.
Generador de nuevos factores de competitividad: La competitividad no depende
solamente de la capacidad que tenga la Empresa de ofrecer un producto a mejor
precio que sus competidor, sino también de lo que realmente requiere el Público
consumidor o que es lo que el cliente valora realmente (calidad, servicio,
atención posventa). Este proceso de identificación de valores, requiere de un
afinado mecanismo de obtención de información procedente del entorno de la
Empresa. Pero no sólo se trata de disponer de información sobre el entorno,
sino también de obtenerla antes que los competidores, lo que obliga a la
sistematización de la captura y el procesamiento de los datos para su posterior
análisis.
3.
Integrador de las unidades de la organización: La información obtenida por una
unidad puede resultar de gran utilidad para otras unidades, incluso para
aquellas que aparentemente parecen menos relacionadas.
4. En la medida que mejora
de los procesos productivos y administrativos: Que se logra con toda aquella
información que incrementa la tecnología del conocimiento del recurso humano de
la organización. Dicha información la obtenemos por medio de los Centros
Educativos, Cursos y Revistas especializadas, Desarrollo Personal, entre otros.
2.2. Cómo los sistemas de información pueden
emplearse para obtener ventajas competitivas en las empresas
Es
necesario primero entender dónde podrían encontrarse las ventajas estratégicas
para la empresa. Pueden ayudar a la empresa a superar a la competencia de
diversas maneras, por ejemplo desarrollando nuevos productos o servicios,
apuntar a diversos nichos de mercado, evitar que los clientes o proveedores
cambien a la competencia y proporcionar productos o servicios a costos menores.
Entorno
competitivo
l Una
empresa puede sobrevivir y tener éxito a largo plazo si desarrolla con éxito
estrategias para confrontar las cinco fuerzas competitivas:
l Rivalidad
de competidores dentro de su industria
l Amenaza
de nuevos participantes
l Amenaza
de productos sustitutos
l Poder
de negociación de los clientes
l Poder
de negociación de los proveedores
Estrategias
competitivas básicas
Consiste en implementar cinco estrategias
básicas:
l Estrategia
de liderazgo de costos
l Estrategias
de diferenciación
l Estrategias
de innovación
l Estrategias
de crecimiento
l Estrategias
de alianzas
La
relación entre las instituciones y los sistemas de información
La relación entre la
tecnología de información y las instituciones es compleja y las
interpretaciones de estas relaciones son controvertidas. Los sistemas de
información y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. La
tecnología de los sistemas de información tendrá un impacto diferente en los
distintos tipos de instituciones. La relación biunívoca entre las instituciones
y la tecnología de información se ve medida por diversos factores que
condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por los
administradores. Entre los factores que median en las relaciones se tiene la
cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y la
pura casualidad.
2.3. Implicaciones para los administradores y
las instituciones
Los sistemas de información
pueden tener implicaciones estratégicas para las operaciones internas de la
institución y que pueden alterar los balances críticos con los factores
externos del medio ambiente, como los nuevos productos y servicios, los clientes
y los proveedores. Estos cambios estratégicos alteran la ventaja competitiva de
la empresa. Los sistemas de información pueden contrarrestar las fuerzas de la
competencia al encerrar a los clientes y proveedores. Estos sistemas pueden
hacer que los costos de cambiar de un producto a otro resulten prohibitivos
para los clientes
2.3.1. Cómo afectan los sistemas de información a
las instituciones
Las instituciones tienen un
impacto en los sistemas de información debido a las decisiones tomadas por los
administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño de
los sistemas, también emplean la tecnología de la información. Son quienes
determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan los
argumentos para construir los sistemas.
2.3.2. Resistencia institucional al cambio y a la
inversión
La
resistencia institucional es la causa de que muchos sistemas fracasen. Estas
resistencias son:
Las
instituciones adoptan el cambio sólo cuando deben hacerlo, ellas no innovan a
menos que exista un cambio sustancial en el medio ambiente.
Fuerzas
sustanciales resistentes al cambio están arraigadas en las estructuras, valores
y grupos de interés en la institución.
La
innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más que
sólo la compra de tecnología.
La
tecnología no hará el trabajo por las personas, para que los sistemas de
información trabajen adecuadamente es necesario manejar el proceso de manera
activa, ajustar la tecnología a la situación y aceptar la responsabilidad del
éxito y el fracaso.
Ningún
sistema toma estos factores en cuenta. Los factores organizacionales centrales
son:
- El medio ambiente
- La estructura organizacional
- La cultura y la política
- El tipo de institución
- El grado de apoyo y la comprensión de la alta dirección
- El nivel de la institución que opera el sistema
- Los principales grupos de interés afectado por el sistema
- Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema
- Los sentimientos y actitudes
- La historia de la institución
Resistencia institucional al
cambio:
Existen
diversas maneras de visualizar la resistencia institucional. Leavitt en 1965
empleó una forma de diamante para ilustrar el carácter interrelativo y
mutuamente ajustable de la tecnología y la institución. De esta forma los
cambios de tecnología son absorbidos, detectados y derrotados por los
ordenamientos de tareas, estructuras y personas en la institución.
La
resistencia institucional es la causal de que muchos sistemas fracasen, las
causas para introducir nuevos sistemas de información son:
Las
instituciones no innovan a menos que exista un cambio sustancial en el medio
ambiente. Estas instituciones sólo adoptan los cambios cuando deben hacerlo.
Fuerzas
sustanciales resistentes al cambio están arraigadas a las estructuras, valores
y grupos de interés en la institución.
La
innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar con el objeto de
obtener los beneficios de tecnología, las innovaciones deben ser empleadas y
administradas adecuadamente.
